Coordinador de oficina
Cincinnati
Coordinador de oficina
Tiempo completo • Cincinnati
Beneficios:
- Bonificación basada en el rendimiento
- Oportunidad de ascenso
Resumen del puesto
Cool Times Heating and Cooling busca un Coordinador de Oficina motivado y organizado para apoyar las operaciones diarias de HVAC. Este puesto es fundamental para ofrecer una experiencia excepcional al cliente y garantizar una coordinación fluida entre nuestra oficina, contratistas generales (GCs) y equipos de subcontratistas. Los candidatos ideales prosperan en entornos dinámicos, trabajan de forma independiente, se comunican profesionalmente y están deseosos de crecer con nuestro equipo en expansión. Buscamos a una persona altamente motivada que pueda contribuir al buen funcionamiento de nuestra oficina. Si tienes las habilidades y experiencia necesarias, te animamos a que te postules.
Ubicación
Este puesto está basado en nuestra oficina en Cincinnati, OH 45249 (7225 Edington Dr) y no es elegible para trabajo remoto.
Tipo de puesto y salario
- Tipo de trabajo: A tiempo completo (empezando con 20 - 30 horas semanales durante las primeras 3 semanas, luego pasando a tiempo completo)
- Salario: Negociable según la experiencia, más la oportunidad de bonificación basada en el rendimiento de fin de año
- Trayectoria profesional: Puesto de nivel inicial que conduce a la gestión de oficina, con potencial de progreso basado en un rendimiento sobresaliente.
Estructura de Reporte
Reporta directamente al propietario / dirección. Coordina con los miembros del equipo de Cool Times, contabilidad, contratistas generales, subcontratistas y operaciones de campo.
Responsabilidades
Recepción y Gestión General de Oficina
- Gestiona la recepción: recibe a los visitantes, contesta llamadas y dirige consultas de forma profesional.
- Maneja las comunicaciones entrantes y salientes con excelente etiqueta.
- Mantener y organizar archivos, registros y documentos físicos y electrónicos.
- Transmite pedidos de materiales, facturas/facturas y recibos al equipo de contabilidad de contratos.
Seguimiento de trabajos en HVAC
- Recoge, documenta y enruta consultas de clientes/contratistas generales, necesidades de servicio y detalles de los trabajos.
- Responde con prontitud a las consultas y haz seguimiento de las solicitudes abiertas.
- Haz un seguimiento de propuestas, contratos, órdenes de trabajo, órdenes de cambio, facturas y pagos.
- Crea y haz seguimiento de propuestas de contratistas generales y contratos de subcontratistas.
- Conciliar el progreso de los subcontratistas (fechas, trabajos, ubicaciones) para garantizar la precisión de la facturación.
- Coordinarse con los proveedores y pedir suministros para apoyar las operaciones de campo.
Gestión de Documentación Electrónica
- Mantén los archivos organizados del proyecto en MS Office y Google Drive con control de versiones.
- Aprende y utiliza Procore (o software de gestión de proyectos para clientes) para subir envíos, facturas y correspondencia.
- Asegúrate de una documentación precisa y oportuna de los registros de servicio, facturas y archivos de trabajo.
- Apoyo al procesamiento y conciliación de cuentas a pagar/cobrar.
Habilidades
- Fuertes habilidades de comunicación interpersonal y verbal/escrita.
- Gran atención al detalle, precisión y multitarea bajo plazos cambiantes.
- Muy competente en MS Office, Google Drive y Procore (o dispuesto a aprender Procore en el trabajo).
- Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión mínima.
- Flexibilidad para ayudar a otros con tareas fuera de la descripción del puesto principal.
- Entusiasmo por adoptar nuevos procesos, herramientas (incluida la IA) y terminología HVAC.
Experiencia y cualificaciones
Obligatorio
- Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión mínima.
- Fuertes habilidades de comunicación, organización e interpersonales.
- Alta competencia con MS Office, Google Drive y sistemas de oficina.
- Fuerte capacidad de evaluación situacional y resolución de problemas.
Preferido
- 5+ años de experiencia en gestión de oficina/contabilidad (incluyendo 2–5 años de experiencia en atención al cliente u otra experiencia transferible).
- Experiencia en la construcción o en el sector profesional dentro de una pequeña empresa (por ejemplo, HVAC, fontanería, electricidad).
- Experiencia con Procore o software similar de gestión de la construcción.
Compensación: 18,00 $ - 24,00 $ la hora
Cool Times Heating and Cooling es una empresa contratista de HVAC comercial con 24 años de experiencia operativa.
Nos especializamos en ofrecer soluciones HVAC llave en mano para proyectos de construcción y rehabilitación multifamiliar en todo nuestro mercado.
Nos especializamos en ofrecer soluciones HVAC llave en mano para proyectos de construcción y rehabilitación multifamiliar en todo nuestro mercado.
Nuestra reputación se ha construido sobre una comunicación proactiva, rigurosos procesos de control de calidad y una ejecución eficiente de proyectos, lo que nos permite entregar instalaciones de alta calidad de forma constante mientras ayudamos a los clientes a reducir los costes operativos.
(si ya tienes un currículum en Indeed)